Viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Meijän metsä projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:

1. Projektiryhmän jäsenet (Kari Maaheimo, Riku Salminen, Markku Puura, Markus Haverinen, Lassi Lehtinen)
2. Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki, Juho Pekki)
3. Toimeksiantajan edustajat (Janne Laitinen)
4. Ulkopuoliset henkilöt

Yleiset viestintäkanavat

Meijän metsä projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, sähköposti, Microsoft Teams, WhatsApp, ilmoitustaulu sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.

Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta. Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Meijän metsä projektin sisäisessä viestinnässä käytetään sekä formaaleja että epävirallisia kanavia. Ryhmän sisäinen viestintä tapahtuu ensisijaisesti kasvotusten torstaisin kello 10:00 alkaen. Tämän ajankohdan ulkopuolella viestintä suoritetaan ensisijaisesti puhelimitse WhatsAppin välityksellä

Sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän tukena käytetään lisäksi seuraavia apuvälineitä: - WhatsApp, jolla ryhmä viestii ensisijaisena alustana pikaisista asioista (esim. ryhmän jäsen ilmoittaa saapuvansa myöhässä tiistaina). - Microsoft Teams, jonka välityksellä ryhmä voi jakaa sekalaisia dokumentteja keskenään, sekä saa tietoa kurssin ajankohtaisista asioista suoraan ohjaajilta. - Zoom, jonka kautta voidaan pitää sovittuina ajankohtina suoraa yhteyttä ohjaajiin ja toimeksiantajaan koko projektin laajuisesti.

Viestintä ohjaajien kanssa

Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan Microsoft Teams sekä tiistaiset ohjaajapalaverit [hh]:n kanssa. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on sähköposti, muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmä pitää yhteyttä toimeksiantajan edustajien kanssa yleisesti sovittuina Zoom-tapaamisina, sekä muina ajankohtina ensisijaisesti sähköpostilla tai ennalta sovittuina ajankohtina kasvotusten.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä sähköpostin avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota ryhmän verkkosivulla.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.

Lähteet

Alkuperäinen löytyy täältä! http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/